SISTEM AKUNTANSI UTANG

1. Prosedur Pencatatan Utang
Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang/kewajiban perusahaan timbul sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan/rekening utang. Utang muncul karena adanya pembelian barang atau jasa secara kredit. Karena itu sistem akuntansi utang sangat terkait dengan prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian.

2. Prosedur Pencatatan Utang Sistem Pemerosesan Transaksi Pembelian
Sistem transaksi pembelian bertujuan untuk memastikan bahwa semua pemesanan dilakukan berdasarkan kebutuhan, barang pesanan diterima dalam kondisi yang baik, barang yang diterima masuk gedung dalam keadaan lengkap, pembelian tersebut dicatat dan diklasifikasikan secepatnya dan secara akurat, dan pengurangan utang akan diterima untuk barang yang diretur atau dijual kembali.

3. Sistem Retur Pembelian
Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan spesifikasi yang tercantm dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman yang dijanjikan oleh pamasok.

Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah:
1. Fungsi Gudang
Bertanggung jawab untuk menyerahkanbarang kepada fungsi pengiriman, seperti yang tercantum dalam tembusan memo debet yang diterima dari fungsi pembelian.
2. Fungsi Pembelian
Bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo debet untuk retur pembelian.
3. Fungsi Pengiriman
Bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai perintah retur pembelian dalam memo debet yang diterima dari fungsi pembelian.
4. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab untuk mencatat:
a. Transaksi retur penjualan dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.
b. Berkurangnya harga pokoko persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan
c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluaryang belum dibayar atau dalam kartu utang.

Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah:
1. Memo Debit
Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisaso bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi kauntansi untuk mendebit rekening utang karena transaksi retur pembelian.
2. Laporan Pengiriman Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debet dari fungsi pembelian.

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian:
1. Juranl Retur Pembelian Atau Penjulan Umum
Digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengirangi jumlah persediaan dan utang dagang.
2. Kartu Persediaan
Digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasok

3. Kartu Utang
Digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian
1. Prosedur Perintah Retur Pembelian
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi pengiriman (dalam sistem akuntansi pembelian). Dokumen yang digunakan adalah memo debit.
2. Prosedur Pengiriman Barang
Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit.
3. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian dan menyelenggarakna pencatatan berkurangnya uutang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debet sebagai pengurangn utang.

Unsur pengendalian intern
Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
3. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang.
5. Pencatatan berkurangnya utang jarena retur pembelian didasarkan pada memo debet yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
6. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
Praktik yang sehat
7. Memo debit untuk retur bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.
8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman.
9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

Prosedur pencatatan utang
Ada dua prosedur pencatatan utang:
Account payable procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedur adalah:
a. Faktur dari pemasok
b. Kuwitansi tanda terim auang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim pemasok, yang keterangan untuk pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunaan dalam account payable procedure adalah:
a. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur.
b. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembeian
c. Jurnal pengeluaran kas, digunaakn untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.

Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut :
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnak pembelian
2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang diselenggarakan untuk setiap kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :
3. Cek dalam jurnal pengeluaran kas
4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.

Voucher payable procedures
Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah:
Bukti kas keluar:
Formulir ini mempunyai tiga fungsi :
1. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas sesuai yang trcantum didalamnya.
2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembeyarannya (sebagai remittance advice).
3. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah sebagai berikut:
1. Register bukti kas keluar (voucher register)
2. Register cek (check register)

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi menjadi berikut:
1. One-Time Voucher Procedures
One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu:
a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis)
Dalam procedure ini, faktur yang diteima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.
b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis)
Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasr dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher register).
2. Build-Up Voucher Procedures
Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menmpung lebih dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar wktu (accrual basis)

SISTEM AKUNTANSI PIUTANG

Prosedur Pencatatan Piutang
Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan, dam penghapusan piutang.

Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen
Informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah:
1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur.
2. Riwayat pelunasaan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur
3. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu

Dalam akuntansi piutang, secara periodik dihasilkan peernyataan piutang yang dikirimkan kepada setiap debitur. Pernyataan piutang ini merupakan unsur pengendalian intern yang baik dalam pencatatan piutang, dengan mengirimkan secara periodik pernyataan piutang kepada setiap debitur, catatan piutang perusahaan diuji ketelitiannya dengan menggunakan tangapan yang diterima dari debitur dari pengiriman pernyataan tersebut dan dapat menimbulkan citra yang baik dimatta para debitur mengenai keandalaan pertanggungjawaban keuangan perusahaan.
Untuk mengetahui status piutang dan kemungkinan tertagih dan tidaknya piutang, secara periodik fungsi pencatatan piutang menyajikan informasi umur piutang setiap debitur kepada manajer keungan. Daftar umur piutang ini merupakan laporan yang dihasilkan dari kartu piutang.

Dokumen
Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan kedalam kartu piutang adalah:
1. Faktur Penjualan, dokumen ini digunakan sebagi dasar pencatatan timbulnya piutang atas dasar transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri dengan surat muat (bill of loading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
2. Bukti Kas Masuk, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur.
3. Memo Kredit, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan.
4. Bukti Memorial (Journal Voucher), bukti memorial adalah dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi kedalam jurnal umum. Dokumen inidigunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi.

Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah:
1. Jurnal Penjualan, catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
2. Jurnal Retur Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan.
3. Jurnal Penerimaan Kas, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur.
4. Kartu Piutang, catatan akuntansi ini digunakan untu mencatat mutasi dan saldo piutang kepada debitur.

Organisasi
Tugas fungsi akuntansi dalam hubungannya dengan pencatatan piutang adalah:
1. Menyelenggarakan catatan piutang kepada setiap debitur, yang dapat berupa kartu piutang yang merupakan buku pembantu piutang, yang digunakan untuk merinci rekening kontro piutang dalam buku besar, atau berupa arsip faktur terbuka (open invoice file), yang berfungsi sebagai buku pembantu piutang.
2. Menghasilkan pernyataan piutang (account receivable statement) secara periodik dengan mengirimkannya kesetiap debitur.
3. Menyelenggarakan catatan riwayat krredit setiap debitur untuk memudahkan penyediaan data guna memutuskan pemberian kredit kepada pelanggan dan guna mengikuti data penagihan dari setiap debitur.

Metode Pencatatan Piutang
Pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini:
1. Metode Konvesional, dalam metode ini posting kedalam kartu piutang dilakukan atas dasar data yang dicatat dalam jurnal.berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang adalah:
1. Transaksi Penjualan Kredit, transaksi ini di posting dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal penjualan tersebut.
2. Transaksi Retur Penjualan, posting transaksi berkurangnya piutang dari transaksi retur penjulan di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah di catat dalam jurnal retur penjualan.
3. Transaksi Penerimaan Kas Dari Piutang, posting transaksi berkurangnya piutang dari pelunasan piutang oleh debitur di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal umum.
4. Transaksi Penghapusan Piutang, transaksi berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang dicatat dalam jurnal umum.
2. Metode Posting Langsung, metode ini dibagi menjadi dua golongan berikut ini:
a. Metode Posting Harian:
1. Posting langsung kedalam kartu piutang dengan tulisan tangan; jurnal hanya menunjukkan jumlah total harian saja (tidak rinci). Dalam metode ini, faktur penjualan yang merupakan dasar untuk pencatatan timbulnya piutang di posting langsung setiap hari secara rinci ke dalam kartu piutang. Jurnal penjualan diisi dengan jumlah total penjualan harian yang merupakan julah faktur penjulaan selama sehari. Faktur yang diterima dari bagian penagihan diterima oleh bagian piutang dalam batch disertai dengan pita daftar total (pre-list tape). Jumlah faktur penjualan yang tercantum dalam pita daftar total tersebut dicatat dalam jurnal penjualan. Selanjutnya, setiap bulan, jurnal penjualan tersebut di posting ke rekening kontrolpiutang dalam buku besar. Setiapbulan pula, diadakan rekonsiliasi antara rekening kontrol piutang dengan daftar saldo (trial balance) yang disusun dari kartu piutang. Ada dua cara menangani media yang akan diposting kedalam kartu piutang:
1. Media disortasi meurut abjad sebelum diposting, di posting satu per satu kedalam kartu piutang, dan kemudian dibuat pita pembuktian ketelitian posting dari kartu piutang kemudian dicocokan dengan pita daftar total yang menyertai media pada saat diterima dari bagian penagihan. Pencocokan ini dimaksudkan untuk membuktikan ketelitian posting yang telah dilakukan.
2. Media di posting kedalam kartu piutang sesuai dengan urutan pada waktu diterima dari bagian penagihan.

2. Posting lansung kedalam kartu piutang dan pernyataan piutang. Dalam metode ini, media di posting kedalam pernyataan piutang dengan kartu piutang dengan kartu piutang sebagai tembusan lembar kedua berfungsi sebagai kartu piutang.
b. Metode Posting Periodik:
1. Posting Ditunda. Pada metode ini faktur penjualan yang diterima dari bagian penaggihan, oleh bagian piutang disimpan sementara, menunggu beberapa hari, untuk nantinya secara sekaligus di posting kedalam kartu piutang bersama-sama dalam sekali periode posting dengan menggunakan mesin pembukuan.
2. Penagihan Bersiklus (Cycle Billing). Dalam metode ini pada akhir bulan, dilakukan kegiatan posting yang meliputi (1) posting media yang dikumpulkan selama sebulan tersebut kedalam pernyataan piutang dan kartu piutang. (2) mencatat dan menghitung saldo kartu piutang.. metode ini membagi pekerjaan posting kedalam kartu piutang dan pernyataan piutang tersebut tersebar merata kedalam hari kerja selama sebulan. Setiap pelanggan akan menerima pernyataan piutang pada tanggal hari kerja yang sama setiap bulan.
3. Metode Pencatatan Tanpa Buku Pembantu (ledgerless bookeping), dalam metode ini Faktur penjualan beserta dokumen pendukungnay yang diterima dari bagian penagihan, oleh bagian piutang diarsippkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur yang belum bayar (unpaid invoice file). Pada saat diterima pembayarannya ada dua cara yang ditempuh:
1. Jika pelanggan pelanggan membayar penuh jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan, faktur yang bersangkutan di ambil dari arsip faktur yang belum di bayar dan di cap “lunas”, kemudian dipindahkan kedalam arsip faktur yang telah dibayar.
2. Jika pelanggan hanya membayar sebagian jumlah dalma faktur, jumlah kas yang diterima dan sisa yang belum dibayar oleh pelanggan dicatat pada faktur tersebut. Kemudian dibuat faktur tiruan yang berisi informasi yang sama dengan faktur aslinya, dan faktur tiruan tersebut kemudian disimpan dalam arsip faktur yang telah dibayar, dan faktur asli disimpan kembali kedalam arsip faktur yang belum dibayar.
4. Metode Pencatatan Piutang Dengan Komputer. Metode pencacatatan ini menggunakan batch system. Dalam sistem ini dokumen sumber yang mengubah piutang dikumpulkan dan sekaligus di posting setiap hari untuk memutakhirkan catatan piutang.dalam sistem ini dibentuk dua macam arsip: arsip transaksi (transaction file) dan arsip induk (master file) dan pancatatan piutangnya dilkukan secara hariain dan setiap hari pula, arsip transaksi digunakan untuk memutakhirkan arsip induk piutang.

Prosedur Pencatatan Piutang
Pernyataan piutang adalah formulir piutang yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pad atanggal tertentu dan (dalam pernyataan piutang bentuk tertentu) disertai dengan rinciannya. Pernyataan piutang dapat berbentuk berikut ini:
1. Pernyataan Saldo Akhir Bulan, pernyataan ini tidak memberikan informasi apapun kepada debitur untuk dasar rekonsiliasi dengan catatanya, jika saldo yang tercantum dalam pernyataan piutang berbeda dengan saldo yang tercantum dalam catatannya
2. Pernyataan Satuan, pernyataan piutang ini berisi: (1) saldo kewajiban debitur pada awal bulan, (2) mutasi debit dan kredit selama sebulan beserta penjelasan rinci setiap transaksi, dan (3) saldo kewajiban debitur pada akhir bulan. Prosedur pembuatan pernyataan piutang dilakukan sebagai berikut:
a. Pada awal bulan, diambil formulir pernyataan piutang 2 lembar. lembar pertama akan berfungsi sebagai pernyataan piutang, sedangkan lembar kedua akan berfungsi sebagai catatan piutang (pengganti kartu piutang)
b. Saldo piutang kepada debitur pada akhir bulan yang lalu (dari arsip tembusan pernyataan piutang bulan sebelumnya) dicantumkan dalam formulir pernyataan piutang tersebut.
c. Semua transaksi pendebitan dan pengkeditan ke rekening debitur tersebut di catat dalam formulir pernyataan piutang (2 lembar) tersebut.
d. Pada akhir bulan, lembar pertama formulir pernyataan piutang tersebut dipisahkan dari lembar kedua, dan kemudian dikirimkan kepada debitur yang bersangkutan. Lembar pertama formulir tersebut berfungsi sebagai pernyataan piutang. Lembar kedua kemudian disimpan dalam arsip menurut nama debitur, dan berfungsi sebagai catatan piutang (buku pembantu piutang)
e. Pada awal bulan berikutnya, satu set formulir pernyataan piutang yang baru (2 lembar) diambil disisi dengan saldo piutang kepada debitur yang bersangkutan pada akhir bulan yang sebelumnya (diambilkan dari arsip tembusan pernyataan piutang)
3. Pernyataan Saldo Berjalan Dengan Rekening Konvensional (Running Balance Statement With Conventional Account). Perbedaan diantara pernyataan satuan dengan pernyataan saldo berjalan dengan rekening konvensional adalah terletak pada cara posting dan isi catatan piutangnya. Prosedur pembuatan pernyataan piutang saldo berjalan dengan rekening konvensional adalah ebaqgai berikut:
a. Pada Awal Bulan, diambil formulir pencatatan piutang 1 lembar.
b. Semua transaksi pendebitan dan pengkreditan ke rekening debitur tersebut dicatat dalam formulir pernyataan piutang yang sebagai tembusannya adalah kartu piutang.
c. Pada akhir bulan, pernyataan piutang dikirim kepada debitur yang bersangkutan.
d. Pada awal blan berikutnya diambil formulir pernyataan piutang baru sebanyak 1 lembar dan selama kartu piutang debitur yang bersangkutan belum penuh, pendebitan dan pengkreditan kerekening debitur tersebut kedalam pernyataan piutang yang dipakai dalam bulan sebelumnya sebagai tembusannya. Dengan demikian kartu piutang dalam bentuk pernyataan piutang ini dapat berisi informasi sekaligus. Hal ini tidak akan terjadi dalam bentuk pernyataan piutang satuan, yang catat piutangnya hanya berisi mutasi tiap bulannya.
4. Pernyataan Faktur Yang Belum Dillunasi (Open Item Statement). Pernyataan piutang berisi daftar faktur-faktur yang belum dilunasi oleh debiturnya pada tanggal tertentu disertai dengan tanggal faktur danjumlah rupiahnya. Pengunaan bentuk pernyataan piutang ini dimungkinkan jika para pelanggan diharuskan membayar jumlah yang tercantum dalam faktur.

Distribusi Penjualan
Distribusi Penjualan adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam faktur penjualan dan pengumpulan total ringkasan penjualan menurut daerah pemasaran tersebut untuk keperluan pembuatan laporan hasil penjualan menurut daerah pemasaran. Jika perusahaan menjual berbagai produk, diberbagai daerah pemasaran pada berbagai jenis pelanggan dengan berbagai variasi order size melalui berbagai pramuniaga, maka laporan penjualan yang biasanya dibutuhkan oleh manajer pemasaran adalah sebagai berikut:
1. Hasil Penjualan Menurut Produk
2. Hasil Penjualan Menurut Pelanggan
3. Hasil Penjualan Menurut Besarnya Order
4. Hasil Penjualan Menurut Daerah Pemasaran
5. Hasil Penjualan Menurut Saluran Distribusi
6. Hasil Penjualan Menurut Pramuniaga
Metode Distribusi Penjulan
Ada 5 metode distribusi penjualan :
1. Metode Berkolom (Columnar Methods). Dalam metode ini, distribusi data penjualan dilakukan dengan menyediakan satu kolom untuk setiap unsur dalam klasifikasi, atau satu kolom untuk setiap kelompok unsur dalam klasifikasi. Dengan demikian metode ini ditentukan oleh dua faktor: (1) jumlah unsur dalam klasifikasi, dan (2) frekuensi kegiatan setiap unsur dalam klasifikasi tersebut. Metode berkolom ini terdiri dari:
a. Metode Jurnal Berkolom, dalam metode in jurnal penjualan dipakai sebagai alat distribusi. Dalam junal disediakan kolom-kolom sesuai dengan unsur klasifikasi yang diinginkan tercantum dalam laporan penjualan.
b. Metode worksheet. Umlah kolom yang disediakan oleh jurnal sangat terbatas, worksheet akan mampu menampung tambahan unsur dalam klasifikasi, lebih banyak yang dapat ditampung oleh jurnal berkolom. Namun jumlha unsur dalam kasifikasi yang dapat ditampun oleh worksheet inipun terbatas. Faktur penjuaan dicatat kedalam worksheet yang bersangkutan ssetiap hari dan pada akhir bulan setiap kolom worksheet dijumlah, dan jumlah tersebut disajikkan dalam laporan hasil penjualan menurut jenis produk.
c. Metode jurnal berkolom yang diselenggarakan dengan mesin pembukuan. Dalam metode ini jurnal berkolom merupakan alat untuk menampung data sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan dan merupakan sumber informasi untuk membuat laporan penjualan. Dalam metode ini jurnal penjualan dihasilkan dari hasil posting transaksi penjualan kedalam kartu piutang. Jurnal penjualan merupakan tembusan yang dihasilkan dari posting dengan mesin pembukuan transaksi penjualan kedalam dartu piutang.
2. Metode Rekening Tunggal Dan Rekening Berkolom (Unit Account And Columnar Acount Methods). Penggunaan rekening tunggal dan rekening berkolom merupakan jawaban untuk menampung unsur klasifikasi yang banyak. Setiap unsur dalam klasifikasi disediakan satu rekening, dengan demikian jumlah unsur berapapun dalam klasifikasi dapat ditampung dengan penyediaan rekening ini.

3. Metode Summary Strip Dan Metode Tiket Tunggal (Summary Strip And Unit Ticket Methods). Dengan menggunakan metode summary strip faktur penjualan disortasi menurut klasifikasi yang ditetapkan sebelumnya dan jumlah setiap unsur klasifikasi dihitung dan dicatat dalam summary strip. Untuk membuat laporan periodik, misalnya mingguan, summary strip harian dijajarkan, dilakukan penjumlahan setiap baris dalam summary strip secara mendatar, dan jumlahnya ditulis pada summary strip akhir minggu. Sedangkan dalam metode tiket tunggal dilakukan dengan mengubah media yang dipakai seebagai distribusi menjadi media tunggal. Media tunggal adalah media yang berisi satu pendebitan atau satu pengkreditan saja. Media campuran (mixed media) adalah media yang berisi lebuh dari satu pendebitan atau lebih dari satu pengkreditan. Jika faktur penjualan dibatasi hanya digunakan untuk merekam satu macam produk yang dijual, maka faktur penjualan ini merupakan media tunggal. Jika setiap faktur penjualan dapat digunakan dengan merekam beberapa produk sekaligus, faktur ini merupakan media campuran. Dalam metode ini faktur penjualan diubah menjasi media tingga; berupa tiket tunggal. Tiket yang telah diisi data tersebut kemudian disortasi menurut klasifikasi yang telah ditentuka, dihitung jumlahnya untuk kemudian dicatat dalam summary strip atau rekening. Dari summary strip atau rekening ini kemudian dibuat laporan penjualan. Media tunggal dapat diperoleh dengan cara berikut ini:
1. membuat media asli sebagai media tunggal.
2. membuat tiket tunggal dari faktur penjualan melalui kegiatan tersendiri.
3. membuat media tunggal sebagai produk sampingan dalam pembuatan faktur penjualan.
4. Metode Register (Register Methods). Metode register dalam distribusi penjualan dilakukan dengan alat register kas. Register kas yang sederhana dilengkapi dengan dua register yang memungkinkan setiap hari register kas ini menyajikan jumlah penjualan dengan dua macam klasifikasi. Register kas yang lebih canggih dapat memilki register sampai 16, sehingga memungkinkan dihasilkannya laporan penjualan harian untuk 16 macamklasifikasi barang, jika register kas ini di hubungkan dengan komputer, berbagai distribusi penjualan dapat dilkukan dengan komputer tersebut, sehingga mmanajemen dapatmemperoleh laporan penjualan menurut informasi yang dikehendakinya.

5. Metode Dengan Komputer. Metode ini menghasilkan informasi penjualan yang luar biasa, kita hanya perlu memberikan kode yang benar terhadap transaksi penjualan yang terjadi, sperti klasifikasi informasi yang dikehendaki tampak pada laporan dan dengan menggunakan metode ini juga pekerjaan sortasi dan sortasi kembali dilakukan dengan program komputer yang memerlukan waktu yang singkat, dengan ketelitian yang tinggi.

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan metode ditribusi.
Dalam memilih metode distribusi berbagai faktor berikut ini harus dipertimbangkan:
1. Informasi Yang Akan Dicantumkan Dalam Laporan.
Informasi yang dibtuhkan oleh manajemen sangat menentukan isi laporan yang akan dihasilkan oleh kegiatan distribusi. Jika berbagai jenis klasifikasi perlu disajikan dalam laporan, metode distribusi dengan menggunakan jurnla berkolom tidak dapat menghasilkan informasi tersebut.
2. Jumlah Unsur Dalam Klasifikasi
Jumlah unsur dalam klasifikasimenentukan metode distribusi yang akan digunakan. Apakah klasifikasi terdiri dari 5 unsur,100 unsur atau lebih dari 1000 unsur, hal ini akan menentukan jumlah kolom, rekening, atau register yang harus disediakan dalam distribusi. Kegiatan stiap unsur dalam periode tertentu juga menentukan metode distribusi yang dipilih. Jika dalam klasifikasi terdapat 100 unsur, namun hanya 10 unsur yang aktif dalam setiap harinya, hal ini memerlukan metode distribusi yang berbeda dengan jika dari 100 unsur tersebut hanya 90%nya yang aktif.
3. Media Yang Dipakai Sebagai Sumber Data
Jika media yang dipakai sebagai dasar berupa media camouran, hal ini memerlukan pengubahan media tersebut menjadi media tunggal untuk memudahkan sortasi bagi keperluan pembuatan laporan. Jika media berupa media tunggal,hal ini akan mendorong orang untuk memilih metode distribusi yang berisi didalamnya kegiatan sortasi penjualan.

SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT

PENJUALAN KREDIT
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahaan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. kegiatan penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah volume penjualan dengan memberi kesempatan kepada para pembeli membelanjakan senghasilan yang akan diterima mereka pada masa yang akan datang. Penjualan kredit dapat dilakukan melalui dua sistem yaitu: penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan sistem penjualan kredit biasa.

Penjualan Kredit Dengan Kartu Kredit Perusahaan
Sistem penjualan dengan menggunakan kartu kredit ini biasanya digunakan oleh toko pengecer (retailer). Kartu kredit perusahaan (company credit cards) ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya . pelanggan akan diberi kartu kredit perusahaan setelah melalui seleksi berdasarkankemampuan membayar kredit dan karakternya. Pelanggan daat menggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang hanya pada perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu perusahaan menagih jumlah barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu yang telah lewat.

Fungsi Yang Terkait Dalam Sistempenjulan Kredit Dengan Kartu Kredit Perusahaan Adalah:
a. Fungsi Kredit
fungsi ini bertanggung jawab atas pemeberian kartu kepada pelanggan yang terpilih. Fungsi kredit melakuakn pengumpulan informasitentang kemepuan keuangan calon anggota dengan meminta fotocopy rekening koran bank, keterangan gaji atau pendapatan calon anggota dari perusahaan tempat ia bekerja.



b. Fungsi Penjualan
fungsi ini bertangung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi penjualan mengisi faktur penjualan kredit untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan.
c. Fungsi Gudang
fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi penjualan.
d. Fungsi Pengiriman
fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai denganyang tercantum dalam tembusanfaktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan diatas faktur penjualan kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan.
e. Fungsi Akuntansi
fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transakasi bertambahnya piutang kepada pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi pengiriman.
f. Fungsi Penagihan
fungsi ini bertangung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pemegang kartu kredit.

Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjuala dengan kartu kredit adalah:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selam jangka waktu tertentu.
2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transakasi penjualan kredit
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu
4. Nama dan alamat pembeli
5. Kuantitas produk yang dijual
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualn
7. Otorisasi pejabat yang berwenang

Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan kredt dengan kartu kredit perusahaan adalah:
1. Faktur Penjualan Kartu Kredit
dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit
2. Surat Tagihan
surat tagihan ini merupakan turnaround document yang isinya dibagi menjadi dua bagian: bagian atas merupakan dokumen yangharus disobek dan dikembalikan bersama cek oleh pelanggan ke perusahaan, sedangkan bagian bawah berisi rincian transaksi pembelian yang dilakukan pelanggan dalam periode waktu tertentu.

Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan akntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit dengan kartu kredit adalah:
1. Jurnal Penjualan
catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit.
2. Kartu Piutang
catatan akuntansi merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
3. Kartu Gudang
catatan ini sebenarnya bukan termasuk dalam golongan catatan akuntansi. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan digudang beserta mutasinya.




Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan dengan kartu kredit adalah:
1. Prosedur Penjualan
dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan kartu kredit dan mengirimkannya kepada berbagi fungsi yang lain untu memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusinya dalam melayani order dari pembeli.
2. Prosedur Pengiriman
dalam prosedur ini fungsi gudang menyiapkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi gudang. Pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang pemegang kartu kredit diatas faktur penjualan kartu kredit.
3. Prosedur Pencatatan Piutang
dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kartu kredit kedalam kartu piutang.
4. Prosedur Penagihan
dalam prosedur ini fungsi penagihan menerima faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodik fungsi penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur penjualan kredit.
5. Prosedur Pencatatn Penjualan
dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tansaksi penjualan kartu kredit kedalam jurnal penjualan.

Sistem Penjualan Kredit
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah:
- Fungsi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gdang mana barang yang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk mematuhi order dari pelanggan.
- Fungsi kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
- Fungsi guadang, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
- Fungsi pengiriman, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada berang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.
- Fungsi penagihan, dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggug jawab untuk membuat dan mengirimakan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualn oleh fungsi akuntansi.
- Fungsi akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.

Informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit sama dengan informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan. Sedangkan dokumen yang digunakan pada penjualan kedit adalah surat order pemebelian yaitu:
1. surat order pengiriamn dan tembusannya
2. faktur dan tembusannya
3. rekapitulasi harga pokok penjualan
4. bukti memorial
contoh-contoh dokumen tersebut seperti surat order pengiriman, tembusan kredit (credit copy), surat pengakuan (acknowledgement copy), surat muat (bill of loading), slip pembungkusan (packing slip), tembusan gudang (warehouse copy), arsip pengendalian pengiriman (sales rder follow-up copy), arsip index silang(cross-index file copy), faktur penjualn (customer copies), tembusan piutang (account receivable copy), tembusan jurnal penjualan (sales journal copy), tembusan analisis (analysis copy), tembusan wiraniaga (salesperson copy).

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit ini memiliki kesamaan antara penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan, hanya saja pada penjualan kredit ini catatan yang digunakan ditambahkan dengan:
1. kartu persediaan, dimana catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
2. jurnal umum, catatan akunansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

Jaringan prosedur. Sedangkan pada jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit ini, sama dengan sistem penjualan kredit dengan menggunakan kartu kredit perusahaan, hanya saja jaringan prosedur penjualan kredit ini juga mengalami penambahan prosedur yaitu:
1. Prosedur distribusi penjualan, dalma prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
2. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan, dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

Unsur Pengendalian Intern:
- Organisasi
1. Fungsi Penjualan Harus Terpisah Dari Fungsi Kredit
Dalam transaksi penjualan, fungsi penjuala mempunyai kecendrungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya, yang sering kali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status krdit pembeli sebelum transaksi penjualan kredit dilaksanakan. Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat pelunasan piutangyang dilakukan oleh pembeli piutang tersebut dimasa yang lalu. Dengan dipisahkannyafungsi penjualan dengan fungsi kredit, resiko tidak tertagihnya piutang dapat dikurangi.
2. Fungsi Akuntansi Harus Terpisah Dari Fungsi Penjualan Dan Fungsi Kredit
Dengan dipisahkannya tiga fungsi pokok tersebut, catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin keamnannya(piutang dapat ditagih)
3. Fungsi Akuntansi Harus Terisah Dari Fungsi Kas
Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang dikenal dengan julukan lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas dari piutang yang berada ditangan sau karyawan. Karyawan tersebut mempunyai kesempatan melakukan kecurangan yang disebut lapping dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari seorang debitur, menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk epentingan pribadinya, dan menutupi kecurangannya dengan cara mencatat kedalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan kas dari debitur lainnya.
4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
Dengan menggunakan unsur pengendalian intern tersebut, setipa pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan lain.

- Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan
setiap transaksi terjasi dengan otorisasi dari karyawan yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya.:

5. Penerimaan order pembeli otorisasi oleh fungsi penjualan dan menggunakan formulir surat order pengiriman.
Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda tangn otorisasi dari fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman. Dengan demikian fungsi penjualan ini bertanggung jawab atas perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman dalam pemenuhan order yang diterimanya dari pembeli.
6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman)
untuk mengurangi resiko tidak tertagihnya piutang, tansaksi penjualan kredit harus mendapatkan otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikembalikan kepada pembeli.
7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
Dokumen yang dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebagai bukti telah dilalksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yag diterbitkan oleh fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera melaksanakan pengiriman faktur penjualan sebagi dokumen penagihan piutang.
8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengengkutan barang dan potongan penjualan berada ditangn direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
Dengan demikian pengisian informasi kedalam surat order pengiriman dan faktur penjualan harus didasarkan pada informasi harga jual, syarat penjualan, potongan penjualan yang ditetapkan oleh direktur pemasaran.
9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tada tangan pada faktur penjualan.Dengan dibubuhkannya tanda tangan otorisasi oleh fungsi penagiahan pada faktur penjualan berarti bahwa:
1. Fungsi penagihan telah memeriksa kelengkapan bukti pendukung copy surat order pengiriman yang ditandatangani oleh fungsi pengiriman dan copy surat muat yang ditandatangani oleh perusahaan angkutan umum).
2. Fungsi penagihan telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga satuan yang tercantum dalam suat keputusan direktur pemasaran.
3. Fungsi penagihan telah mendasarkan pencatuman informasi kuantitas barang yang dikirim dalam faktur penjualan berdasarkan kuantitas barang yang tercantum dalam copy surat pengiriman barang dan surat muat of lading .
10. Pancatatan ke dalam katu piutang dan kedalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnalo umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara meberikan kredit dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit)
catatn akuntansi di isi informasi yang bersal dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesahihan dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pandukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pejabat berwenang.
11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukkung dengan surat order pengiriman dan surat muat.
Dengan cara ini tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan kepada karyawan tertentu, sehingga tidak ada satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntasni yang tidak dipertanggungjawabkan.

- Praktik yang sehat:
12. Surat Order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
Unuk mencipatakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dan pengguanaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan.
13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.
14. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
Praktik yang sehat dapat diciptakan dengan adanya pengecekan secara periodik ketelitian catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak luar yang bebas. Dengan cara ini data yang dicatat dalam kartu piutang dicek ketelitiannya oleh debitur yang bersangkutan, sehingga pengiriman secaera periodik pernyataan piutang ini akan menjamin ketelitian data akuntansi yang dicatat oleh perusahaan.
15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan piutang, dokume sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang adalah faktur penjualan.




Sistem Retur Penjualan
Fungsi yang terkait dalam melalksanakan transaksi retur penjualan adalah:
1. Fungsi Penjualan
fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli.
2. Fungsi Penerimaan
fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
3. Fungsi Gudang
fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan
4. Fungsi Akuntansi
fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan kedalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.

Informasi yang digunakan oleh manajemen dari transaksi retur penjualn adalah:
1. Jumah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah berkurangnya piutang karena retur penjualan
3. Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli
4. Nama dan alamat pembeli
5. Kuantitas produk yang dikembalikan oleh pembeli
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan produk yang dikembalikan oleh pembeli.
7. Otorisasi pejabat berwenang

Dokumen yang digunakan, dua dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalalah:
1. Memo Kredit, memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut kedalam kartu piutang dan jurnal retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli.
2. Laporan Penerimaan Barang, laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima oleh pembeli.

Catatan akuntansi yang digunakandalam transaksi retur penjualan adalah:
1. Jurnal Umum Dan/Atau Jurnal Retur Penjualan
Berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat transaksi retur penjualan dicatat dalam juranal umum, atau jika perusahaan menggunakan jurnak khusus, dicatat dalam jurnal penjualan.
2. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur tertentu akibat dari transaksi tersebut.
3. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu persediaan yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi tersebut.
4. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakanoleh bagian gudang untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur penjualan.





Jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan adalah sebagai berikut:
1. prosedur pembuatan memo kredit
fungsi penjualan membuat memo kredit yang memnerikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang kepada pembeli
2. prosedur penerimaan barang
atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi.
3. prosedur pencatatan retur penjualan
dalam rosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan pendapatan penjualan akibat dari transaksi retur penjualan oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dan kedalam buku pembantu piutang.

Kombinasi prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan
Kombinasi prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan dapat digolongkan sebagai berikut:
1. prosedur order pengiriman dan prosedur penagihan terpisah ( separate order and billing procedure)
dalam prosedur ini, pembuatan faktur penjualan da tembusannya dilakukan secara terpisah dari pembuatan surat order pengiriman dan tembusannya. Dengan demikian dokumen-dokumen berikut ini dibuat oleh dua fungsi yang terpisah dan pada saat berlainan:
- Fungsi Penjualan:
a. surat order pengiriman
b. tembusan krdit
c. surat pengakuan
d. surat muat
e. slip pembungkus
f. arsip pengendalian pengiriman
g. arsip index silang

- Fungsi Penagihan:
a. faktur penjualan
b. tembusan piutang
c. tembusan jurnal
d. tembusan untuk analisis kegiatan pemasaran
e. tembusan bagi wiraniaga
Kondisi Yang Cocok Untuk Prosedur Order Pengiriman Dan Penagihan Terpisah:
a. Jika perusahaan perlu mencantumkan berbagai macam informasi teknis yang bersangkutan dengan produk di dalam surat order pengiriman, namun tidak menginginkan informasi tersebut tercantum dalam faktur penjualan.
b. Jika perusahaan seringkali menghadapi masalah back order. Back order adalah bagian dari order dari pelanggan yang tidak dapat dipenuhi pada saat sekarang, biasanya karena tidak tersedianya barang di gudang. Dalam hal terjadinya back order, perusahaan akan membuat faktur untuk barang yang telah dikirimkan kepada pelanggan.

2. Prosedur Order Pengirima Satuan (unit shipping order procedure)
prosedur ini merupakan modifikasi dari prosedur penagihan yang terpisah. Dalam prosedr ini, setiap barang yang tercantum dalam order dari pelanggan oleh fungsi penjualn dibuatkan satu surat order pengiriman.
Kodisi yang cocok untuk pengunaan prosedur order pengiriman satuan:
a. jika dikehendaki untuk menyediakan informasi bagi setiap departemen dengan menggunakan surat order pengiriman yang hanya mencakup unsur yang bersangkutan dengan departemen tersebut.
b. Jika barang-barang yang dipesan oleh pelanggan mempunyai tanggalpengirian yang berbeda-beda, sesuai dengan jadwal pengiriman yang disanggupi oleh perusahaan
c. Jika perusahaan menghadapi masalah back-order
d. Jika perusahaan memerlukan analisis pesanan yang diterima menurut jenis produk.
3. Prosedur Pra-Penagihan Lengkap ( complete pre-belling procedure) dalam prosedur ini, faktur penjualan dan tembusannya dibuat secara lengkap bersamaan dengan pembuatan surat order pengiriman dan tembusannya.
Kondisi yang cocok untuk penerapan prosedur pra-penagihan lengkap.
a. Karena surat order pengiriman dan faktur penjualan dibuat pada saat yang sama, semua informasiyang akan dicantumkan didalam faktur harus sudah dapat diketahui oleh fungsi penjualan pada saat surat order pengiriman dibuat. Informasi tersebut meliputi rute pengiriman, berat atau jumlah barang yang dikirim dan harga jual per satuan.
b. Kondisi persediaan harus memungkinkan pengiriman barang ke pelanggan sejumlah yang tertulis didalam surat order pengiriman. Jika seringkali perusahaan mengalami back order, prosedur pra-penagihan lengkap tidak cocok digunakan.
4. Prosedur Pra Penagihan Tidak Lengkap (incomplete pre-belling procedure)
prosedur ini hampir sama dengan prosedur pra-penagihan lengkap. Dalam prosedur ini, faktur penjualan dan tembusannya dibuat oleh fungsi penjualan bersamaan dengan pembuatan surat order pengiriman, namun faktur penjualan belum diisi dengan informasi yang lengkap oleh fungsi tersebut. Perbedaanya hanyalah terletak di fungsi penagihan yang perlu ditambah dengan kegiatan manual untuk menambahkan informasi kedalam faktur penjualan mengenai kuantitas barang yang sesungguhnya dikirim oleh fungsi pengiriman, perkalian harga satuan dengan kuantitas, dan harga total barang.
Kondisi yang cocok untuk penerapan prosedur pra-penagihan tidak lengkap:
a. Pada saat surat order pengiriman dibuat oleh fungsi penjualan, informasi yang harus tercantum didalam faktur penjualan belum dapat diketahui seluruhnya. Informasi mengenai nama pelanggan dan alamatnya serta nama barang yang akan tercantum baik pada surat order pengiriman maupun faktur pebjualan diisikan oleh fungsi penjualan pada saat pembuatan order penjualan.
b. Jika terjadi back order atau produk harus diproduksi lebih dahulu untuk memenuhi pesanan dari pelanggan.

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian pemasok dari luar negeri.

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian yaitu :
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselanggarakan persediaan di barang digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagi pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menrima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7. Fungsi penrimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:
a. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak dimasukkan ke gudang maka, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
b. Prosedur Permintaan Dan Penawaran Harga Dan Pemilihan Pemasok
Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penaawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan syarat pembelian yang lain, sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagi berikut:

1. Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Pengadaan Langsung
pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga.
2. Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Penunjukkan Langsung
dalam sistem ini pemilihan pemsok dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada perimbangan harga penaaran dari para pemasok tersebut.
3. Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Lelang
Pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas. Prosedur pemilihan pemasok dengan lelang ini dilakukan melalui beberapa tahap berikut ini:
1. Pembuatan rerangka acuan (terms of reference), yang berisi uarian rinci jenis, spesifikasi, dan jumlah barang yang akan dibeli melalui lelang.
2. Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan pengajuan penawaran harga.
3. Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka acuan tersebut.
4. Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagi persyaratan lelang oleh para pemasok dalam amplop tertutup.
5. Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelangdidepan para pemasok
6. Penetapan pemasok yang dipilih (pemegang lelang) oelh panitia lelang
c. Prosedur order pembelian
fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

d. Prosedur pernerimaan barang
fungsi penerimaan melakukan pemeriksaam mengenai jenis,kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan dari pemasok tersebut.
e. Prosedur pencatatan utang
fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penrimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakna pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai pencatatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian:
1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder ponit)
2. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok
3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
6. Tambahan kuntitas dan harga pokok persediaan dari pembelian

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah:
1. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini erupakan formulir yang diisi oleh fungsi guddang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutuseperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakanuntuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunkan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
1. Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
2. Tembusan Pengakuan Oleh Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaann sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
3. Tembusan Bagi Unit Permintaan Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
4. Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebaggi dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika baarang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
5. Arsip Pemasok. Tembusan surat order pemelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok sebagi dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
6. Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem penerimaan buta (blind receiving system), kolom kuantitas dalam tembusan ini dblok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok.
7. Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiba yang timbul dari transaksi pembelian.

4. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti tercantum dalam surat order pembelian.
5. Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

Catatan akuntansi yang digunakan:
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah
1. Register Bukti Kas Keluar (voucher register)
adalah jurnal yang dipakai untuk mencatat transaksi pembelian.
2. Jurnal Pembelian
adalah jurnal yang dipakai untuk mencatat transaksi pembelian
3. Kartu Utang
adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok.
4. Kartu Persediaan
kartu persediaan digunkan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Unsur pengendalian intern
Organisasi
1. Fungsi Pembelian Harus Terpisah Dari Fungsi Penerimaan
Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Pemisahaan kedua fungsi ini akan mengurangi resiko diterimanya barang yang:
a. Tidak dipesan oleh perusahaan.
b. Jenis, spesifikasi, kuantitas, dan mutu barangnya tidak sesuai dengan yang dipesan oleh perusahaan.
c. Tidak sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat order pembelian.
2. Fungsi Akuntansi Harus Terpisah Dari Fungsi Akuntansi
Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Fungsi Penerimaan Harus Terpisah Dari Fungsi Penyimpanan Barang
Pemisahan kedua fungsi tersebut akan mengakibatkan penyerahan masing-masing kegiatan tersebut ke tangan fungsi yang ahli dalam bidangnya, sehingga informasi penerimaan barang dan pesediaan barang yang disimpan ke gudang dijamin ketelitian dan keandalannya.
4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
Setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan atau fungsi yang satu dicek keetelitian dan keandalannya oleh karyawan atau fungsi yang lain.

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
5. Surat permintaan pembelian siotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.
6. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pemebelian atau pejabat yang lebih tinggi.
Surat order pembelian merupakan awal transaksi pengadaan baran. Dengan surat order pembelian inilah perusahaan memulai proses pengadaan barang yang akan berakibat terhadap diterimanya barang yang dibeli dan timbulnya kewajiban perusahaan kepada pihak luar. Dan untuk mengurangi diterimanya barang dan timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan.
7. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
8. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi menerima berbagai dokumen dari berbagai sumber berikut ini:
a. Copy surat order pembelian dari fungsi pembelian yang merupakan bukti bahwa perusahaan tersebut telah memesan barang dengan jumlah, jenis spesifikasi, kuantitas dan mutu barang, serta waktu penyerahan seperti tercantum dalam dokumen tersebut.
b. Copy laporan penerimaan barang dari fungsi penerimaan yang merupakan I bahwa barang yang telah dipesan telah diterima dan sesuai barang yang dipesan dalam surat order pembelian.
c. Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban perusahaan akibat telah dipesannya barang dan telah diterimanya barang yang dipesan.
9. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
10. Pencatatan kedaalm kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Praktik yang sehat
11. Surat permintaan pembelianbernomor urut tercetak dengan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut cetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkann oleh manajer yang memilki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut.
12. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dengan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
Pemasok harus dipilih berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang diterima dari berbagai pemasok.
13. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
14. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
15. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
16. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
Agar perusahaan dapat memperoleh barang yang dibeli sesuai dengan yang dipesan, fungsi penerimaan harus melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari pemasok denan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut serta membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
17. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
18. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembentu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
Dengan demikian untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang dicatat di rekening kontrol utang dalam buku besar, praktik yang sehat emngharuska secara periodik diadakan rekonsiliasi antara jumlah utang menurut arsip bukti kas keluar yang belum dibayar dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
19. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
20. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi peneluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

16 Juli 2010 WIB: 16.27 WIB Matahari Tepat Diatas Ka'Bah

Saatnya Meluruskan Arah Kiblat
MATAHARI TEPAT DI ATAS KA’BAH
POSISI MATAHARI = ARAH KIBLAT
BAYANGAN MATAHARI = ARAH KIBLAT



















Untuk lebih akurat pengukuran disarankan menggunakan benang besar yang berbandul daripada sekedar menggunakan tongkat yang ternyata sulit membuatnya benar-benar tegak.
Saya menyebut untuk alat benang berbandul tersebut dengan istilah Solar Shadow Tracker (SST) – penjejak bayangan Matahari.

Teknik penentuan arah kiblat pada hari Rashdul Qiblat sebenarnya sudah dipakai lama sejak ilmu falak berkembang di Timur Tengah. Demikian halnya di Indonesia dan beberapa negara Islam yang lain juga sudah banyak yang menggunakan teknik ini. Sebab teknik ini memang tidak memerlukan perhitungan yang rumit dan siapapun dapat melakukannya. Yang diperlukan hanyalah sebatang tongkat lurus dengan panjang lebih kurang 1 meter dan diletakkan berdiri tegak di tempat yang datar dan mendapat sinar matahari. Pada tanggal dan jam saat terjadinya peristiwa Istiwa A’dhom tersebut maka arah bayangan tongkat menunjukkan kiblat yang benar.

Bahkan dengan menggunakan software khusus yang dapat mengetahui pergerakan benda langit secara presisi kapan secara persis terjadinya Istiwa A’dham dapat diketahui. Untuk tahun 2010 ini misalnya menurut software Starrynight Pro Plus Versi 6.3.8 yaitu sebuah software astronomi yang memiliki tingkat ketepatan sangat tinggi, peristiwa Istiwa A’dhom terjadi pada 28 Mei 2010 pukul 12:17:59 WS atau 16:17:59 WIB dan 16 Juli 2010 pukul 12:26:48 WS atau 16:26:48 WIB. Namun secara praktis angka tersebut bisa dibulatkan ke menit.



















Tempat yang memungkinkan penentuan arah kiblat pada 28 Mei dan 16 Juli hanya di daerah terang saja.

Karena di negara kita peristiwanya terjadi pada sore hari maka arah bayangan adalah ke Timur, maka arah bayangan yang menuju ke tongkat adalah merupakan arah kiblat yang benar. Jika anda khawatir gagal karena Matahari terhalang oleh mendung maka toleransi pengukuran dapat dilakukan pada H-2 hingga H+2. Satu hal penting yang harus kita perhatikan adalah JAM yang kita gunakan hendaknya sudah terkalibrasi dengan tepat. Untuk mengetahui standard waktu yang tepat bisa digunakan tanda waktu saat Berita di RRI, layanan telpon 103 atau menggunakan jam atom yang disediakan oleh layanan internet.


















Istiwa A’dhom di antipode (Nadir) Ka’bah dapat digunakan sebagai acuan penentuan arah kiblat secara presisi untuk wilayah yang tidak memungkinkan melakukan penentuan arah kiblat pada 28 Mei dan 16 Juli.

Penentuan arah kiblat menggunakan fenomena ini hanya berlaku untuk tempat-tempat yang pada saat peristiwa Istiwa A’dhom dapat secara langsung melihat Matahari. Sementara untuk daerah lain di mana saat itu Matahari sudah terbenam seperti Wilayah Indonesia Timur (WIT) praktis teknik ini tidak dapat digunakan. Maka ada fenomena lain yang dapat digunakan oleh daerah-daerah tersebut sehingga dapat mengetahui arah kiblat secara presisi. Fenomena itu adalah saat Matahari berada tepat di bawah Ka’bah yaitu saat Istiwa A’dhom terjadi di titik Nadir (Antipode) Ka’bah yang terjadi pada setiap tanggal 13 Januari dan 28 November.

Teknik Penentuan Arah Kiblat menggunakan Istiwa A’dhom :

1. Tentukan lokasi masjid/mushalla/ langgar atau rumah yang akan diluruskan arah kiblatnya.
2. Sediakan tongkat lurus panjang minimal 1 meter. Akan lebih bagus jika menggunakan benang besar yang diberi bandul sehingga tegak benar.
3. Siapkan jam/arloji yang sudah dicocokkan / dikalibrasi waktunya secara tepat dengan radio/ televisi/ internet atau telpon ke 103.
4. Tentukan lokasi pengukuran; di dalam masjid (diutamakan) atau di sisi Selatan Masjid atau di sisi Utara atau di halaman depan masjid. Yang penting tempat tersebut datar dan masih mendapatkan penyinaran Matahari saat peristiwa Istiwa A’dhom berlangsung.
5. Pasang tongkat secara tegak dengan bantuan lot tukang (jika menggunakan tongkat) atau pasang benang lengkap dengan bandul serta penyangganya di tempat tersebut. (Persiapan jangan terlalu mendekati waktu terjadinya fenomena agar tidak terburu-buru)
6. Tunggu sampai saat Istiwa A’dhom terjadi dan amatilah bayangan Matahari yang terjadi. Berilah tanda menggunakan spidol, benang, lakban, penggaris atau alat lain yang dapat membuat tanda lurus. Maka itulah arah kiblat yang sebenarnya
7. Gunakan benang, sambungan pada tegel lantai, atau teknik lain yang dapat meluruskan arah kiblat ini ini ke dalam masjid. Intinya yang hendak kita ukur sebenarnya adalah garis shaff yang posisinya tegak lurus (90°) terhadap arah kiblat. Maka setelah garis arah kiblat kita dapatkan untuk membuat garis shaff dapat dilakukan dengan mengukur arah sikunya dengan bantuan benda-benda yang memiliki sudut siku misalnya lembaran triplek atau kertas karton.

Sebaiknya bukan hanya masjid atau mushalla / langgar saja yang perlu diluruskan arah kiblatnya. Mungkin kiblat di rumah kita sendiri selama ini juga saat kita shalat belum tepat menghadap ke arah yang benar. Sehingga saat peristiwa tersebut ada baiknya kita juga bisa melakukan pelurusan arah kiblat di rumah masing-masing. Semoga cuaca cerah.

Semoga dengan lurusnya arah kiblat kita, ibadah shalat yang kita kerjakan menjadi lebih afdhal dan doanya lebih dikabulkan. Amin.

Planet Lain Selain Bumi yang Ada Kehidupan

Si kerdil ternyata membawa kehidupan juga loh!

Untuk pertama kalinya, astronom akhirnya menemukan planet yang mirip Bumi di luar Tata Surya, sebuah planet ekstrasolar dengan radius 50% lebih besar dari bumi dan mampu memiliki air dalam bentuk cair. Penemuan ini memberi sebuah harapan baru dan sebuah langkah maju dalam usaha pencarian planet-planet yang bisa digolongkan sebagai planet layak huni. Dengan menggunakan teleskop ESO 3,6 m, tim pemburu planet dari Swiss, Perancis dan Portugal akhirnya menemukan super-Bumi yang massanya 5 kali massa Bumi dan mengorbit bintang katai merah, yang sebelumnya diketahui telah memiliki planet bermassa Neptunus. Para astronom juga menemukan bukti kuat yang menunjukkan indikasi keberadaan planet ketiga dengan massa 8 kali massa Bumi.

Exoplanet, itulah cara para astronom dalam menyebut planet yang berada disekitar bintang selain Matahari. Nah, exoplanet yang baru ditemukan ini merupakan exoplanet terkecil yang pernah ditemukan hingga saat ini dan ia bisa mengitari bintangnya hanya dalam 13 hari. Dan jaraknya juga 14 kali lebih dekat dari jarak Bumi -Matahari. Bintang induknya sendiri ternyata bukanlah bintang sekelas Matahari melainkan bintang katai merah yang lebih kecil, kebih dingin dan lebih redup dibanding Matahari. Itulah bintang Gliese 581, bintang yang menaungi si exoplanet mirip Bumi tersebut.

Si exoplanet yang mirip Bumi ini terletak di dalam area layak huni sang bintang (berada dalam habitable zone bintang – akan dibahas dalam artikel yang lain), daerah disekitar bintang dimana air yang berada pada area itu bisa berada dalam bentuk cairan. Exoplanet tersebut dinamakan Gliese 581 c yang artinya planet kedua yang bermukim di bintang Gliese 581. Planet pertama dalam extrasolar planet dinamakan dengan nama bintang dan diikuti indikasi b, bintang kedua indikasinya c dst.

Menurut Stephane Udry dari Geneva Observatory, mereka memperkirakan temperatur rata-rata super-Bumi ini antara 0 – 40 derajat Celcius, dan kondisi airnya masih dalam bentuk cairan. Selain itu radiusnya juga diperkirakan hanya 1,5 kali radius Bumi, dan dari pemodelannya bisa diperkirakan kalau planet ini merupakan planet batuan seperti Bumi atau bisa jadi Gliese 581 c adalah planet lautan.

Ditambahkan oleh Xavier Delfosse, salah satu anggota tim dari Perancis, kalau air dalam bentuk cair merupakan komponen yang sangat penting bagi kehidupan sepanjang yang kita ketahui. Dengan memiliki temperatur dan jarak yang relatif dekat seperti yang dimiliki Gliese 581 c, planet ini kemungkinan akan menjadi target penting dalam misi ruang angkasa di masa depan khususnya dalam hal pencarian kehidupan extra-terrestrial. Dan di dalam peta harta karun alam semesta, Gliese 581 c akan ditandai dengan X.

- perlu diingat perbandingan kehidupan itu sendiri akan selalu mengacu pada kehidupan di Bumi.

Bintang induk Gliese 581 merupakan satu diantara 100 bintang yang berada dekat dengan kita. Massa dan radiusnya hanya sepertiga massa Matahari. Planet katai merah seperti ini secara intrinsik memiliki kecerlangan setidaknya 50 kali lebih lemah dari Matahari. Bintang katai merah juga termasuk bintang yang umum ditemukan di dalam galaksi kita (Bimasakti) : diantara 100 bintang dekat dengan Matahari, 80 diantaranya berada di kelas ini.

Gl 581, atau Gliese 581, merupakan bintang ke 581 dalam urutan Katalog Gliese yang merupakan susunan bintang yang berada dalam jarak 25 parsecs (81,5 tahun cahaya) dari bintang. Katalog tersebut dibuat oleh Gliese dan diterbitkan pada tahun 1969 dan diperbaharui tahun 1991 oleh Gliese dan Jahreiss. Gliese 581 sendiri jaraknya 6,26 parsecs (22,66 tahun cahaya) berada di konstelasi Libra dan usianya 4,3 milyar tahun.

Menurut Xavier Bonfils dari Lisbon University, Bintang katai merah merupakan target ideal dalam pencarian planet bermassa kecil yang memiliki air dalam bentuk cair. Hal ini disebabkan karena bintang katai seperti ini memancarkan sedikit cahaya sehingga daerah layak huninya (habitable zone) berada lebih dekat dengan bintang dibanding planet-planet disekitar Matahari.

Planet-planet yang berada di daerah tersebut akan lebih mudah dideteksi dengan menggunakan metode kecepatan radial, metode yang paling sukses dalam pencarian dan deteksi exoplanet.

Dua tahun lalu, tim astronom yang sama juga menemukan planet yang mengelilingi Gliese 581. Planet yang dikenal dengan nama Gliese 581 b memiliki massa 15 massa Bumi, dan mirip dengan Neptunus. Ia mengorbit Gliese 581 hanya menghabiskan waktu 5,4 hari. Pada saat itu astronom juga sudah melihat adanya indikasi planet lain disekitar tempat itu. Dan setelah pencarian yang lebih lanjut, ditemukan planet super-Bumi, tapi bukan hanya itu, ada juga indikasi yang sangat jelas menunjukkan kalau ditempat itu ada planet ketiga. Planet ketiga tersebut memiliki massa 8 kali massa Bumi dan menyelesaikan putaran orbitnya dalam waktu 84 hari.

Sistem keplanetan di Gliese 581 sedikitnya telah memiliki 3 buah planet dengan massa kurang lebih 15 massa Bumi, dan ini bisa dikatakan merupakan sistem yang luar biasa. Selama ini pencarian exoplanet paling banyak dilakukan pada bintang yang sekelas Matahari.

























Metode Pengamatan
Penemuan Gliese 581 c ini dilakukan dengan menggunakan metode kecepatan radial. Metode kecepatan radial mendeteksi perubahan kecepatan bintang induk yang diakibatkan oleh gaya gravitasi dari exoplanet (yang tak terlihat) saat ia mengorbit bintangnya. Evaluasi pengukuran kecepatan akan memberi deduksi tentang orbit planet, biasanya bisa diketahui periode dan jarak dari bintang, serta massa minimumnya. Secara statistik, massa minimum ini mendekati massa yang sebenarnya.

Penemuan ini dilakukan menggunakan spektograf HARPS (High Accuracy RAdial Velocity for the Planetary Searcher), teleskop ESO 3,6 m di La Silla, Chille. HARPS bisa mengukur kecepatan dengan presisi lebih baik dari 1 meter per detik (3,6 km/jam). Dalam pendeteksian ini, variasi kecepatan yang terdeteksi antara 2 dan 3 meter per detik atau setara dengan 9 km/jam. Dari 13 planet yang massanya dibawah 20 massa Bumi, 11 diantaranya ditemukan dengan HARPS.

Selain Gliese 581 c ada dua sistem lain yang memiliki massa kecil juga, yakni planet es yang mengitari OGLE-2005-BLG-390L, yang ditemukan dengan jaringan teleskop microlensing. Massa planet tersebut 5,5 massa Bumi. Namun planet tersebut orbitnya lebih jauh dari bintang induknya yang kecil dibanding jarak Gliese 581 c dengan bintangnya. Selain itu planet yang mengitari OGLE-2005-BLG-390L juga lebih dingin.

Planet lainnya memiliki massa minimum 5,89 massa Bumi (dengan kemungkinan massa benarnya 7,53 massa Bumi) dan periode orbitnya kurang dari 2 hari, hal ini menyebabkan si planet terlalu panas untuk masih memiliki air di permukaannya.

Penemuan Gliese 581 c memberi satu titik cerah dalam masalah pencarian planet-planet yg mirip Bumi didalam zona layak huni bintang. Tapi untuk tiba pada apakah ada kehidupan lain disana atau mungkinkah kita hidup disana masih ada banyak hal yang perlu dijawab.
























semoga bermanfaat :)

Selamat memperingati Isra Mi'raj

“Maha suci Allah, yang telah memperjalankan hamba-Nya pada suatu malam dari Masjidil Haram ke Masjidil Aqsha yang telah Kami berkahi sekelilingnya agar Kami pertihatkan kepadanya sebagian dari tanda-tanda (kebesaran) Kami. Sesungguhnya Dia adalah Maha Mendengar lagi Maha Melihat” (Q.S.Al-Israa’:1)


Sholat 5 waktu merupakan oleh2 dari isra' mi'raj...
memang sholat itu sudah ada dari sebelum isra' mi'raj...
tetapi sholat wajib 5 waktu baru diturunkan perintahnya pada waktu isra' mi'raj nabi Muhammad Saw. tersebut.

semoga Sholat kita semakin khusuk. Amin..